Dokumentenverwaltung

[dawit]

Guten Abend zusammen,

ich suche momentan nach einer guten Lösung zur Verwaltung von Dokumenten. Zur Zeit habe ich einfach einen Haufen Ordner, in die ich dann PDFs und eigene Notizen grob sortiert reinhaue. Separat dazu natürlich noch eine Menge Bookmarks im Browser, wobei ich da auch immer Bauchschmerzen kriege, wenn ich daran denke, dass die von heut auf morgen aufhören können zu funktionieren. Und irgendwie finde ich Favoriten auch unbequem: meistens benutze ich dann doch wieder Google, weil ich zu faul bin, mich durch die ganzen Untermenüs zu hangeln bzw. ich vergesse einfach nachzuschauen. Außerdem sind sie separat von den lokalen Dokumenten gespeichert, was ich unschön finde.

Für eigene Notizen benutze benutze ich hauptsächlich Markdown (entwickle langsam einen Plain-Text-Fetisch), die ich aber meistens noch in HTML umwandele (LaTex ist nicht wirklich lesbar). Den Workflow ist okay, nur wäre es schön, irgendwie eine Übersicht über Dokumente zu haben, was schwierig ist, wenn alles in Unterordnern liegt.

Da ich nach einer kurzen Suche nach einer wie auch immer dokumentenverwaltenden Softwarelösung nichts passendes gefunden habe (kann aber auch gut sein, dass mir einfach die richtigen Suchbegriffe fehlen), habe ich mal überlegt, was ich eigentlich will:

1. Keine Datenbank/spezielles Dateiformat: Ich will meine Dateien schön im original im Dateisystem liegen haben, und auch nur da, wo ich sie liegen haben will. Keine Aufgezwungene Ordnerstruktur.
2. Unterstützung diverser Dokumententypen: Markdown, PDF...
3. Integration heruntergeladener Webseiten: "lokales Internet" mit ausgesuchten Seiten. Das gibt mir das Gefühl, alles unter Kontrolle zu haben. (Ein schönes Gefühl.)
4. Kategorisierung von Dokumenten
5. Volltextsuche

Ich will also eigentlich ein Wiki, das aber aus einzelnen, heterogenen Dateien besteht.

Habe auch schon mal mit einem Prototypen angefangen, der 1.-4. (sehr) rudimentär implementiert und aus den Dokumenten eine Art Wiki generiert. Ich glaube, daraus könnte was werden.

Wenn ihr das Problem kennt, (wie) habt ihr es gelöst? Habt ihr allgemein Ideen zum Thema? Freue mich über jede Art von Anregung!

Viele Grüße
David

(sehe gerade, dass es auch einen Thread zur Textverabeitung gibt. Hat vielleicht nur indirekt was hiermit zu tun, aber irgendwie glaube ich, haben sie doch ein paar Ähnlichkeiten. Mal drüber nachdenken)

[antisteo]

Windows hat eine eingebaute Indizierung deiner Dokumente. Fedora und Ubuntu ebenfalls.

[joeydee]

Ich arbeite viel mit Bildrecherche (z.B. für Concepts, Modellbau u.a.), sowohl lokal als auch per Bildersuche im I-Net. Bei mir herrscht dadurch glaube ich ein teilweise ähnliches Problem: Lesezeichen sinnlos (wird zu unübersichtlich und unverlässlich nach einiger Zeit), also herunterladen. Dabei geht aber der Originallink verloren (Quellenangabe ist notwendig bei einer Präsentation), und umbenennen muss man oft auch, wenn nur kryptische Namen oder Nummern vergeben sind.
Was mich aber am meisten stört: manche Bilder müsste ich doppelt einsortieren (eine Scifi-Landschaft ist sowohl SciFi als auch Landschaft: durchsuche ich generell nach Landschaften, müsste ich alle anderen Ordner ebenfalls sichten, ob dort nicht auch noch eine interessante Landschaft abgelegt ist). Wie bei dir: neue Google-Suche ist oft einfacher, aber nicht wirklich übersichtlicher und kann auch sehr langwierig werden (u.a. durch Ablenkung).

Meine aktuelle Notlösung ist eine zusammengeklöppelte Desktop-App. Ich kann per Drag'n'Drop ein Bild aus dem Browser draufziehen, der Originallink wird erkannt, daraus ein möglichst eindeutiger Dateiname generiert und das Bild in einem Sammelordner ablgelegt und auch gleich angezeigt. Weiter wird automatisch ein Eintrag in einer XML generiert mit dem Bildnamen, Quelle, und einer (leeren) Taglist.
Die App filtert bei Start zuerst alle ungetaggten Bilder, diese kann man wie in der Windows-Voransicht ansehen und durchblättern. Außerdem werden sämtliche bisher in Bildern benutzten Tags gelistet (das sind bei mir aktuell vielleicht 50). Das jeweils angezeigte Bild kann ich durch Klick in diese Liste mit einem oder mehreren Tags auszeichnen oder diese auch wieder abwählen. Also bloß nix tippen oder verschieben müssen. Neue Tags lassen sich bei Bedarf an anderer Stelle generieren.
Dann kann man im Suchmodus einen oder mehrere Tags anwählen und bekommt sämtliche Bilder gefiltert, die diese Tags enthalten. Auch hier bewusst keine Textsuche.
In der Praxis kann ich nun z.B. zuerst nach "Landschaft" filtern, bekomme vielleicht 40 Ergebnisse, sehe beim durchblättern dass einige u.a. noch das Tag "SciFi" haben, dieses hinzu aktivieren, und die Ergebnisse schränken sich auf z.B. 27 ein, usw.
Der Originallink des Bildes wird angezeigt, durch Klick öffnet sich der Browser und versucht die Adresse zu laden (wenn man die Quelle prüfen oder weitergeben will, sonst nicht notwendig).
Noch lange nicht perfekt, aber zum ersten Mal ist es ein System, das ich stets zuerst und sehr gerne durchstöbere und wo ich sehr schnell Dateien wiederfinde. Und wenn noch nicht das richtige dabei war, mache ich parallel dazu den Browser auf und ziehe Suchergebnisse direkt in die App (statt rechtsklick, Download, Ordner suchen,...), d.h. Google bzw. Bing sind nicht mehr die Alternative, sondern die Ergänzung geworden, und das Herunterladen mit paralleler App ist bequemer und schneller. Bereits heruntergeladene Links werden dabei erkannt, gleiche Bilder verschiedener Quellen aber nicht. Da wäre noch sehr viel möglich.
Andere Bildarchiv-Lösungen haben mich nicht überzeugt, hier musste man Tags i.d.R. pro Bild eingeben, was zur unliebsamen Fleißarbeit ausartet und doch nie gepflegt ist. Das ist bei mir nicht der Fall, ungetaggte Bilder poppen beim Start immer zuerst auf und sind sehr schnell durchblättert und mit 2-3 Tags versehen, das reicht meist und ist sehr kurzweilig.

[Spiele Programmierer]

Ich glaube, ich kenne das Problem auch.
Im Moment gehe ich dazu so vor, dass ich in meinen Ordner prinzipiell einfach manuell immer die Webseite z.B. *.mhtml oder *.pdf direkt neben der URL abspeichere. (Gleicher Dateiname bis auf Dateiendung)

[dawit]

Da scheinen wir ja alle irgendwie was ähnliches zu machen. Ich war auch dazu übergegangen, Websites einfach abzuspeichern, aber wie du @joeydee gesagt hast, im Dateisystem kann man Dokumenten immer nur eine Kategorie/Tag zuweisen (außer man streut ein paar Symlinks ein), und es ist nicht immer leicht, Sachen wiederzufinden.

Ich bin jetzt auch dabei, ein eigenes kleines Programm zu schreiben, dass diese Aufgaben übernimmt. Es benutzt httrack, um Websites herunterzuladen, die dann verschiedenen Kategorien zugeordnet werden können. Genauso können auch PDFs, Bilder, Markdown etc. hinzugefügt werden. Das alles wird dann zu einer Art simplen Wiki kompiliert, das man dann einfach durchstöbern kann.

Und gute Idee, das Tippen beim zuweisen von Kategorien/Tags zu vermeiden, Behalte ich im Hinterkopf!

VIelen Dank schon mal für die Antworten!